Firmen-Weihnachtsessen organisieren

Alle Jahre wieder steht bei vielen Unternehmen und Vereinen die Weihnachtsfeier für Mitarbeitende oder Mitglieder vor der Tür. Müssen oder dürfen Sie dieses Jahr das Weihnachtsessen organisieren? Ach, Sie haben das bereits erledigt. Gratulation! Dann können Sie aufatmen und sich auf ein gelungenes Weihnachtsessen freuen. Bestimmt werden Sie sich schon bald wieder mit dem Weihnachtsessen 2018 befassen. Für Kurzentschlossene wird es aber höchste Zeit, sich um die Organisation ihrer diesjährigen Weihnachtsfeier zu kümmern. Die Organisation eines Events ist eine verantwortungsvolle, aber auch eine schöne Aufgabe. In vielen kleineren und mittleren Firmen oder Verbänden stehen aber oftmals keine ausgebildeten Eventmanager mit Erfahrung zur Verfügung oder es fehlt das Budget für das Engagement einer Eventagentur. Trifft das bei Ihnen zu? Dann profitieren Sie von einigen Tipps und praktischen Hinweisen für die Planung, Konzeption und Realisation Ihres Weihnachts-Events.

Der richtige Termin für das Weihnachtsessen

Das klassische Weihnachtsessen findet mehrheitlich gegen Jahresende statt, also meistens im November oder Dezember. Weil in dieser Zeit jedoch schon sehr viele Aktivitäten im privaten oder geschäftlichen Bereich stattfinden, wird immer häufiger auch der Januar gewählt, dann jedoch eher unter dem Motto eines Jahres-Kick-off Events. Dies hat u.a. den Vorteil, dass Ihre gewünschte Lokalität oder Aktivität eher zur Verfügung steht als am begehrten Jahresende. Als Wochentag eignet sich natürlich der Freitag, da man in der Regel am nächsten Tag ausschlafen kann. Wählen Sie einen anderen Wochentag, profitieren Sie vielleicht von mehreren und günstigeren Angeboten. Legen Sie daher den Zeitpunkt möglichst frühzeitig fest, das kann auch schon mal im Frühling oder Sommer sein, wo eigentlich noch niemand an Weihnachten denkt.

Teilnehmerkreis

Ziel des Personalevents zum Jahresende ist es, die Wertschätzung und Dankbarkeit gegenüber den Mitarbeitenden auszudrücken. Oftmals werden alle Mitarbeitenden der ganzen Firma eingeladen. Bei grösseren und grossen Unternehmen finden die Feiern immer häufiger abteilungsweise oder standortgebunden statt. Falls Sie in Erwägung ziehen, auch die Lebenspartner Ihrer Angestellten einzuladen, bedenken Sie, dass dies einen nicht unerheblichen Einfluss auf das Budget, die Wahl der Location und das Rahmenprogramm hat. Zudem kann dies – gewollt oder ungewollt – den Charakter Ihres Events verändern.

Budget

Das liebe Geld ist bei jedem Event ein zentrales Thema. Klären Sie frühzeitig mit Ihrem Auftraggeber ab, welcher Budgetrahmen Ihnen zur Verfügung steht, bevor Sie mit der Eventplanung und der Grobeinteilung beginnen. Je nach Rahmen Ihrer Firmen-Weihnachtsessen sollten Sie CHF 80.00 bis CHF 150.00 pro Person zur Verfügung haben. Natürlich geht’s auch günstiger, aber dann wird sich die Feier wohl eher auf ein Abendessen in einem günstigeren Restaurant oder in Ihren eigenen Firmenräumen beschränken. Nach oben ist die Skala natürlich offen, siehe dazu den Blog Budget.

Die Wahl der idealen Location für den Weihnachtsevent

Entscheiden Sie sich dazu, Ihre Weihnachtsfeier ausserhalb Ihrer Firmenräume zu organisieren, bietet das eine willkommene Abwechslung. Allerdings müssen Sie daran denken, dass mit der Wahl einer typischen Eventlocation auch zusätzliche Kosten verbunden sein können. Natürlich sollte es ein Lokal mit „Wohlfühlambiente“ sein, unabhängig von der Grösse. Denn die Wahl des Lokals trägt massgeblich zum Gelingen der Weihnachtsfeier bei. Gute Lokale sind schnell ausgebucht. Deshalb ist eine rechtzeitige Reservierung sehr wichtig. Es gilt die Regel: Je grösser die Teilnehmerzahl, desto früher beginnt die Suche. Oftmals werden auch Frühbucherrabatte gewährt. Zudem sollte darauf geachtet werden, dass die Location gut mit öffentlichen Verkehrsmitteln erreichbar ist oder Sie organisieren einen Shuttle-Service.

Pauschalangebote

Wenn Sie sich die Organisation einfacher machen möchten, dann profitieren Sie von den zahlreiche fixfertigen Pauschalangeboten für Weihnachtsessen. Diese beinhalten meistens die Location, das Abendessen und die Unterhaltung. Somit ersparen Sie sich einen grösseren Organisationsaufwand. Die Angebote sind meist mit einer Hauptattraktion verbunden, sei es in Kombination mit einer Zirkusvorstellung, eines Musicals, eines Konzerts oder einer Indoor- oder Outdooraktivität.

Spezielle Themen-Events sind ebenfalls sehr beliebt. Die Anbieter und ihre Programme sind sehr vielfältig; Sie finden praktisch für jeden Geschmack und jedes Budget eine passende Idee für Ihren Weihnachtsevent.

Rahmenprogramm mit passender Unterhaltung für die Weihnachtsfeier

Wenn es um das Rahmenprogramm für die Weihnachtsfeier geht, sind Kreativität und Sensibilität gefragt. Zuerst müssen Sie sich die Frage beantworten, welchen Charakter die Feier haben soll. Eher eine besinnliche Feier oder lieber eine rauschende Weihnachts-Party? Auch das Budget und die Anzahl der Gäste bestimmen das Unterhaltungsprogramm. Bei 20 Teilnehmern macht es wenig Sinn, ein Orchester mit zehn Musikern zu engagieren und mit 200 Gästen kann man schlecht eine Schlittenfahrt unternehmen.

Musik

Musik an der Weihnachtsfeier kann ein wichtiges Unterhaltungselement sein. Welcher Musikstil ist angebracht? Da sind keine Grenzen gesetzt, er sollte einfach zu Ihrem Anlass und den Gästen passen. Es muss nicht immer eine Live-Band sein, ein DJ bietet oftmals ein breiteres Repertoire, ist flexibel und belastet Ihr Budget nicht allzu stark. Denken Sie aber immer daran, genügend musikalische Pausen einzuräumen oder die Lautstärke zu dämmen, so dass die Gäste untereinander Gespräche führen können und die Möglichkeit für einen Austausch besteht.

Spassfaktor inbegriffen

Der Auftritt eines Komikers kann Ihren Anlass erheitern. Denken Sie dabei aber an die Sprachen Ihrer Gäste. Es bringt nichts, wenn eine Künstlerin in Mundart spricht, jedoch nur die Hälfte Ihrer Mitarbeitenden die Pointen verstehen.

Der Chef hat das letzte Wort!

Ansprachen gehören praktisch zu jeder Weihnachtsfeier. Eine langweilige Rede wünscht sich niemand, kurz und knackig soll sie sein. Etwa ein Dank an die Mitarbeiter als Zeichen der Wertschätzung und das Hervorheben der gemeinsam erzielten Erfolge, ergänzt mit einem Ausblick auf das kommende Geschäftsjahr, kommt immer gut an.

Das Essen an einer Weihnachtsfeier nimmt einen wichtigen Platz ein. Bedenken Sie bei der Wahl der Speisen, dass es unterschiedliche Essgewohnheiten und Lebensweisen gibt. Berücksichtigen Sie die Wünsche von Vegetariern, Veganern und Allergikern, sie werden es Ihnen danken. Hier ist es von Vorteil, wenn Sie bereits bei der Anmeldung die Möglichkeit geben, sich entsprechend einzuschreiben. Dies erleichtert lhnen die Organisation. Lassen Sie sich beim Getränke- und Speiseangebot gut beraten – entweder von Ihrem Caterer oder direkt im Restaurant Ihrer gewählten Location. Der Klassiker schlechthin ist ein am Tisch serviertes Weihnachts-Menü. Dieses besteht üblicherweise aus Vorspeise, Hauptgericht und Dessert. Aber um den festlichen Charakter des Weihnachtsevents zu unterstreichen und sich gegenüber Ihren Mitarbeitenden einmal ganz speziell zu bedanken, kann das Menü auch aus mehr als drei Gängen bestehen. Sollten Sie ein Themenevent gewählt haben – es muss nicht immer Weihnachten sein – bietet sich natürlich auch ein dazu passendes Menü an. Wenn Sie eine grosse und vielfältige Auswahl an Speisen anbieten möchten, eignet sich das klassische Buffet. Die Gäste können sich selbst ihr „Menü“ nach ihren Vorlieben zusammen stellen. Auch für Vegetarier, Veganer und Allergiker sollten Sie ein ausreichendes Angebot bereit stellen. Denken Sie daran, die Gerichte kennzeichnen zu lassen, wenn Inhaltsstoffe und Fleischart nicht auf den ersten Blick ersichtlich sind. Sie erleichtern somit Ihren Gästen die Wahl der Gerichte am Weihnachtsbuffet.

Zeitpunkt und Form der Einladungen zum Weihnachtsessen

In vielen Unternehmen, die traditionell ein jährliches Weihnachtsessen organisieren, wird der Termin bereits zu Jahresbeginn oder im ersten Quartal dem Gästekreis mitgeteilt, meistens in Form eines „save the date“. Die eigentliche Einladung folgt dann zwei bis drei Monate vor dem Termin, wenn das Programm und die Location feststehen. Auch hier gilt, so früh wie möglich, damit möglichst alle Mitarbeitenden teilnehmen können. Eine ansprechende kreative Einladung – optisch wie inhaltlich – findet immer Anklang und zeugt von Wertschätzung. Es muss nicht unbedingt die persönliche Einladungskarte sein, der Versand per E-Mail genügt völlig. Eine Zu- oder Absage ist ausserdem schnell zuzuordnen. Setzen Sie eine Anmeldefrist von drei bis fünf Wochen und unbedingt einen Anmeldeschluss von eins bis zwei Wochen vor dem eigentlichen Anlass. Somit bleibt Ihnen noch genügend Zeit für den letzten organisatorischen Feinschliff.

Schlusswort

Diese Übersicht ist wie ein Blick in die „Eventküche“, Sie sind die oder der „Chef de cuisine“ für Ihren Anlass! Wir hätten noch mehr Rezepte und Ideen und helfen Ihnen gerne bei der Entwicklung Ihres Projektes. Fribourg Meeting bietet Ihnen einen kostenlosen Service und sucht für Sie den richtigen Partner. Vom kleinen gemütlichen Abendessen im Restaurant Le Sauvage (16 Punkte Gault Millau verzeichnet) bis zur Mega-Party im Forum Fribourg oder Espace Gruyère. Zu Ihrer Unterstützung haben wir auch noch zwei Partner Agenturen vor Ort: une-bonne-idee.ch bietet die tollsten Spiele oder massgeschneiderte Teambuilding-Aktivitäten inklusive Wow-Effekt. impact-production.ch bringt Menschen und Marken mit Emotionen zusammen. Wer eignet sich am besten? Sparen Sie Zeit und kontaktieren Sie zuerst Fribourg Meeting!