Firmenjubiläum organisieren: Wie geht man vor?

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Fribourg Meeting
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Die Organisation eines Jubiläums ist zeitintensiv. Die Planung eines solch wichtigen Jahrestages kann manchmal sogar bis zu ein oder sogar zwei Jahre in Anspruch nehmen. Der einzige Weg, die Planung einfacher zu gestalten, besteht darin, sich auf ein Unternehmen zu verlassen, das sich auf dieses Gebiet spezialisiert hat und sich ganz genau mit der Organisation solcher Anlässe auskennt.

Erlauben Sie uns, Ihnen dabei zu helfen, allgemeine Überlegungen anzustellen und neue Ideen für die Präsentation Ihres Unternehmens und den Mitarbeitern zu finden. Dank koordinierter Planung und in Partnerschaft mit den besten Profis auf diesem Gebiet werden Sie Ihre Ziele erreichen.

Ein auf die Organisation von Veranstaltungen spezialisiertes Unternehmen stellt Ihnen sein Know-how zur Verfügung, kümmert sich um Ihre Bedürfnisse und um die Konzeption sowie die Realisierung Ihrer Veranstaltung, setzt diese entsprechend in Szene und plant den Rahmen so, dass die Veranstaltung professionell und originell – oder anders gesagt – einfach unvergesslich wird.

Jeder hat seine Aufgabe

Firmejubiläum organisieren

 Die Vorbereitung einer Jubiläumsveranstaltung und deren Umsetzung sind komplizierter als man glaubt!

Im Rahmen einer Jubiläumsveranstaltung für ein Unternehmen werden sowohl seine Geschichte als auch die Menschen, die Teil dieser waren – und zwar über einen Zeitraum von 10, 25, 50 oder 100 Jahren (!) – geehrt. Es sollten alle wichtigen Fakten und Anekdoten gesammelt werden, die an die schönsten emotionalen Momente dieser Zeit erinnern und es möglich machen, auf eine authentische und fesselnde Weise den Fortschritt des Unternehmens und seinen Mitarbeitern zu veranschaulichen.

Sinn des Firmenjubiläums ist es, das Unternehmen Wert zu schätzen und all jenen zu danken, die zu seinem Wachstum beigetragen haben. Es geht darum, einen starken Eindruck zu hinterlassen und das Vertrauen von Kunden und Partnern zu stärken, indem man die Dynamik und Stärke des Unternehmens hervorhebt.

Behalten Sie für jede Art von Veranstaltung, das was Sie erreichen möchten und Ihr eigentliches Ziel im Auge. Im Grunde brauchen Sie kein Jubiläum, um neue unternehmerische Tätigkeiten aufzunehmen oder interne und externe Kontakte zu pflegen, da dies zu Ihren alltäglichen Aufgaben gehört! Ein Jubiläum gibt Ihnen die Gelegenheit, sich an Ihre Identität zu erinnern, die sich über all die Jahre entwickelt hat und die Sie zu dem gemacht hat, was Sie jetzt sind. Und natürlich haben Sie das alles nicht „umsonst“ getan, sondern mussten Ihre Anstrengungen auf die eine oder andere Weise monetarisieren.

Hier sind je nach Massnahmentyp einige Wege und Ideen zusammengefasst, die Sie im Rahmen Ihres Jubiläums auswählen könnten:

Der Tag der offenen Türen

  • Zielgruppen: Öffentlichkeit und Behörden
  • Inhalt: Besichtigung, Rundgang, Schnitzeljagd, Offenes Atelier oder Workshop zur Produktherstellung, Stände, Bereich für Kinder, Musik, Unterhaltung
  • Feedback: Bekanntheit, Sympathie des Publikums, Medienresonanz, Aufmerksamkeit der Behörden
  • Messbare Ergebnisse: Bekanntheitsgrad, Sichtbarkeit in der Presse, soziale Netzwerke und politische Kreise
  • Ihr Vorteil: Nutzen Sie soziale Netzwerke und kümmern Sie sich nach der Veranstaltung um eine anhaltende Wirkung.

Interne Veranstaltungen

  • Typ: Ausflug, thematische Besichtigung, Entdeckung, Teambuilding-Aktivität, sportliches- oder spielerisches Turnier, Essen, kulinarische Veranstaltung, Gala-Abend, Kultur, Musik, eine ungewöhnliche und herausragende Veranstaltung
  • Ziele: Dank aussprechen und Zusammenhalt stärken, Loyalität fördern und das Zugehörigkeitsgefühl verankern
  • Messbare Ergebnisse: Zufriedenheitsrate, Verbesserung der Produktivität, Rückgang der Fehlzeiten.

Externe Veranstaltungen

  • Zielgruppen: Kunden, Partner, Amtskollegen, Aktionäre
  • Typ: Produkteinführung, gewerbsmässige Präsentation, Versammlung, Kongress, Konferenz, Diskussion, Fachmesse oder öffentliche Ausstellung
  • Ziele: Entwicklung, Information, Bekanntheit
  • Messbare Ergebnisse: Nachfrage, Umsatz, Angebote, Produkttests, Kundenbewertungen (positive oder negative, die zur eigenen Verbesserung dienen).

Auch wenn klar ist, dass die Firma, die ihr Jubiläum feiert, der eigentliche Mittelpunkt der Veranstaltung ist, ist es nicht einfach, das Programm zu planen und dieses festlich zu gestalten. An dieser Stelle ist eine Zusammenarbeit mit professionellen Event-Organisatoren absolut empfehlenswert.

Verlassen Sie sich auf gute Arbeit

Dies ist die perfekte Gelegenheit, die Geschichte des Unternehmens schön zu verpacken und seine Stärken, Erfolge und Herausforderungen hervorzuheben.Auf Basis Ihres Inputs, bereitet das von ihnen ausgewählte Organisationsteam das Programm der Redner, die Vorträge und alle andere gemeinsamen Aktivitäten vor. Die Verantwortlichen der Veranstaltungsplanung arbeiten gemeinsam mit Ihnen an der Gästeliste und achten darauf, dass keiner der wichtigen Persönlichkeiten, Partner, Mitarbeiter oder Kunden vergessen wird.Ein Jubiläum ist ausserdem die Gelegenheit, ein gutes Essen und qualitativ hochwertige Unterhaltung anzubieten und ein positives Bild des Unternehmens, seine Grosszügigkeit und Dankbarkeit gegenüber all denjenigen zu zeigen, die zu seinem Wachstum beigetragen haben. Die Agentur bietet Ihnen verschiedene Vorschläge zur Gestaltung des Essens, des Caterings, der Anordnung der Tische, der Unterhaltung und zum allgemeinen Stil Ihrer Jubiläumsfeier, aus denen Sie wählen können.

Informieren Sie die verantwortliche Agentur ganz genau über das Organisatorische

Die Unternehmensidentität

Um ein umfassendes Verständnis von Ihrer Unternehmenskultur zu bekommen, muss die Agentur in der Lage sein, Ihre internen Strukturen zu kennen und die Kultur und Geschichte des Unternehmens zu verstehen. Die folgenden Fragen können Ihnen dabei helfen, ein Maximum an nützlichen Informationen zu sammeln: Welches sind die Werte des Unternehmens, seine Philosophie und was macht die Persönlichkeit der Geschäftsführung aus? Was gibt den Mitarbeitern das Gefühl, Teil des Unternehmens zu sein? Welche gemeinsame Vision teilen die Führungskräfte und wie geben sie diese an ihre Mitarbeiter weiter? Soll dieses Jubiläum einfach die an die historische Entwicklung des Unternehmens erinnern oder auch eine emotionale Ebene schaffen? Welches sind die Höhepunkte des Unternehmens seit seiner Gründung gewesen? Welches sind die heiklen Themenpunkte? Um diese Fragen zu beantworten, ist es empfehlenswert, so viele Menschen wie möglich und auf allen Hierarchiestufen zu befragen. Vielleicht kann es Ihnen auch weiterhelfen, wenn Sie Menschen befragen, die bereits das Unternehmen verlassen haben und in Rente gegangen sind. Qualitative Hinweise sind sehr wichtig. Wenn Sie sich dafür entscheiden, das Ganze etwas einfacher zu halten und Sie keine Zeit zum Sammeln dieser Informationen haben, bleiben folgende grundlegende Fragen: Zu welchem Zweck möchten Sie ein Jubiläum organisieren? Wer wird ihr Publikum sein (Angestellte, Familien, Kunden, Lieferanten,…)? Welchen Stil soll die Feier haben (klassisch, zwanglos, etc.)?

Die Umgebung, in der sich Ihr Unternehmen entwickelt

Der wirtschaftliche Kontext und das Umfeld, in dem das Unternehmen tätig ist, sind auf der Suche nach dem richtigen Stil ebenfalls zu berücksichtigen. Mit welchen Fragestellungen und potenziellen Risiken ist in Zukunft zu rechnen? Welche Rolle spielen die Mitbewerber hinsichtlich der Entwicklung des Unternehmens und diejenigen, die zu seinem Erfolg beitragen? Gibt es ein wichtiges Ereignis, das mit dem Datum des Jubiläums zusammenfällt?

Das Profil der Teilnehmer

 Um den Erfolg einer Veranstaltung garantieren zu können, ist es selbstverständlich wichtig, seine Zielgruppe zu kennen. Ausser der Anzahl der Gäste, sollte auch die Frage geklärt werden, ob die Mitarbeiter gemeinsam mit ihrem Ehepartner oder ihrer Familie kommen dürfen. Im Folgenden finden Sie zusätzliche Informationen, die Sie an die Eventagentur weiterleiten sollten, damit diese sich ein genaueres Bild von den Teilnehmern machen kann, die Sie gerne einladen möchten: Sind die Gäste Teil des Unternehmens oder kommen diese von ausserhalb (Partner, Vertriebshändler, Kunden)? Kommen mehrere Standorte oder Niederlassungen für diesen Anlass zusammen? Gibt es in Ihrem Unternehmen eine Leitkultur und wenn ja, welche? Welche gesellschaftlich-beruflichen Gruppen werden in welchem Verhältnis vertreten sein? Welches ist das Durchschnittsalter der Gäste? Wie ist die Geschlechterverteilung? Um Fehltritte oder Langeweile zu vermeiden, können Sie auch angeben, ob die Gäste bereits an anderen von Ihnen organisierten Veranstaltungen teilgenommen haben und in welchem Stil diese gestaltet waren.

Kündigen Sie das Ereignis an

Ein Firmenjubiläum findet nicht jeden Tag statt. Die Kommunikation über die Veranstaltung ist wichtig, um einerseits Unterstützung von allen zu bekommen und andererseits, um gemeinsam die Vorfreude zu teilen. Zudem ist dies eine gute Möglichkeit, welche sie definitiv nutzen sollten, um Ihre Kunden an das Event zu erinnern! Die Kommunikation ist sowohl vor, als auch während und nach der Veranstaltung wichtig und sollte von einem erfahrenen, kreativen und proaktiv vorangehenden Team übernommen werden.

Vor der Veranstaltung

Die Kommunikation vor der Veranstaltung ermöglicht die Bekanntmachung, aber bietet auch die Möglichkeit, den Fortschritt der Vorbereitungen mitzuverfolgen. Ziel ist es, zu informieren und den Eingeladenen Lust auf die Veranstaltung zu bereiten. Sie können für den Anlass eine Webseite erstellen, die in den sozialen Netzwerken bekannt gemacht wird. Dort können Sie die Fortschritte der Planung teilen und ausserdem alle notwendigen Informationen kommunizieren. Mit einer solchen Plattform können Sie beispielsweise auch die Anmeldungen verwalten. Doch angesichts der Grösse der Party ist es wohl effektiver, die Verwaltung dieses Teils Ihren Event-Spezialisten zu überlassen. Ein jubiläums-spezifisches Logo, eine grafische Chart und kurze Videomontagen sind heutzutage für eine effektive Kommunikation unerlässlich. Es geht darum, Ihrem Jubiläum eine Identität zu geben, ein spezifisches Bild, das das Markenimage des Unternehmens ergänzt. Die Kommunikation kann mit dieser Identität leicht erfolgen, vom Logo, der E-Mail-Signatur bis hin zu den Fahrzeugen der Mitarbeiter. Sie können das Bild auch mit Ton unterlegen, um die Wirkung Ihrer Nachricht zu verstärken, indem Sie einen passenden Refrain oder ein Musikstück finden. Denken Sie ausserdem im Voraus daran, die Bewertungskriterien, Übersichtstabellen, Abrechnungen, Folgeformulare und Bewertungsfragebögen fertigzustellen, die Sie nach der Veranstaltung online veröffentlichen möchten. Im Eifer des Gefechts werden Sie keine Zeit haben, sich darum zu kümmern.

Während der Veranstaltung

Während der ganzen Feierlichkeiten ist es nötig, die Menschen über das, was passiert ist und das was kommen wird, auf dem Laufenden zu halten. Soziale Netzwerke eignen sich hierfür hervorragend. Denken Sie daran, Erfahrungsberichte, Fotos und Videos zu teilen, damit man sich ein echtes Bild von der Atmosphäre machen kann. Gleichzeitig sollten Sie Ihre Veranstaltungswebseite mit allen praktischen Informationen bezüglich der Parkplätze, Zufahrtsstrassen, Fahrpläne, Tipps für Sehenswertes, Überraschungsgäste usw.) auf dem Laufenden halten. Falls es online ein Ticketbüro geben sollte, sollten Sie unbedingt angeben, welche Aktivitäten verfügbar sind oder welche bereits ausverkauft sind. Vergessen Sie nicht, sich Unterstützung von Hostessen einzuholen, die am Veranstaltungsort den Überblick über das Geschehen behalten und den Gästen Informationen weitergeben können und auch jene Informationen weitergeben, an die sonst keiner denkt.

Nach der Veranstaltung

Nach der Party ist die Zeit für Berichterstattungen, Danksagungen, eine Bilanz und die Auswertungen. Wenn Sie Ihre Formulare bereits im Voraus vorbereiten konnten und Sie diese während der Festlichkeiten gewissenhaft ausgefüllt haben, müssen Sie lediglich die Fragebögen zur Auswertung hochladen, um sich zu allen nützlichen Themen das Feedback der Teilnehmer einzuholen.

Logistik

Die Logistik Ihrer Veranstaltung, insbesondere wenn sie mehrere Standorte und / oder Tage umfasst, erfordert ein hohes Mass an Professionalität und Erfahrung. An dieser Stelle finden Sie die Punkte, auf die Sie achten sollten.

Finden Sie den idealen Standort

Hauptsächlich stehen Ihnen zu Beginn Optionen zur Verfügung: Die Organisation der Veranstaltung an einem Ort ausserhalb des Unternehmens oder an einem bestimmten Ort direkt am Unternehmensstandort. Im ersten Fall müssen Sie den Stil festlegen, den Sie Ihrer Veranstaltung geben möchten. Hierbei hilft Ihnen die Veranstaltungsagentur auf der Grundlage der oben in Punkt 1 gesammelten Elemente. Als zweite Option kann es eine tolle Möglichkeit sein, die Infrastruktur des Unternehmens in den Mittelpunkt zu stellen. Ein Besuch vor Ort ermöglicht der Agentur, sich einen besseren Eindruck von der Durchführbarkeit des Events zu verschaffen. Ihre Eventagentur übernimmt die Verantwortung für die Organisation des Events am gewählten Ort und kümmert sich um die Innen- und Aussendekoration.

Lichttechnik und Ton

Licht und Ton sollen so gestaltet werden, dass die Gäste strahlende Augen bekommen und im Herzen Emotionen aufkommen. Die Musik ist sorgfältig und abgestimmt auf die verschiedenen Elemente der Party auszuwählen. Mit der richtigen Technik soll dafür gesorgt werden, dass die führenden Persönlichkeiten ins rechte Licht gerückt werden und die passende Atmosphäre aufkommt.

Die Organisation der Unterkunft

Sie sollten im Voraus die gewünschte Anzahl von Hotelzimmern und ob Sie Einzel- oder Doppelzimmer bevorzugen, angeben.

Die Organisation des Transports

Die Agentur kann sich um die Organisation aller erforderlichen Transportmittel kümmern: Vor, während und nach der Party, sowie um die Überwachung der Parkplätze, die Wegbeschilderung, die Reservierung von Zügen, Taxis oder Reisebussen.

Der Empfang

Die beste Art, Ihre Gäste willkommen zu heissen, ist sie mit einer einwandfreien Organisation, Kommunikation und einer bezaubernden Kulisse zu begrüssen. Hier bietet es sich an, die Dienstleistungen von Hostessen in Anspruch zu nehmen. Diese empfangen ihre Gäste und kümmern sich einem freundlichen Lächeln um die Ankunft, die Verteilung von elektronischen Schlüsseln, die Garderobe und übergeben das kleine, für diese Gelegenheit vorgesehene Geschenk.

Bieten Sie die passende Unterhaltung an

Wenn Sie bereits in der Vergangenheit andere Arten von Events organisiert haben, versuchen Sie es so gut wie möglich zu vermeiden, die Veranstaltung wie damals zu gestalten – auch wenn bestimmte davon sehr gut funktioniert haben. Lassen Sie Ihrer Fantasie freien Lauf, um ein auf die Gäste abgestimmtes Events zu kreieren, das die Partygäste aufheitert, die Teams zusammenschweisst und gleichzeitig die Erwartungen Ihrer Zielgruppe erfüllt. Im Grunde geht es hierbei um Aktivitäten, die um die Identität des Unternehmens herum gestaltet sind. Letztlich können aber auch andere Richtungen eingeschlagen werden, um den Gästen etwas Unerwartetes zu bieten. Wenn ein Jubiläum stattfindet, fallen im gleichen Satz auch die Worte Geburtstag, Kuchen und Lieder! Mit ein wenig Fantasie lassen sich die schönsten Überraschungen gestalten, die Ihren Gästen ein breites Lächeln auf die Lippen zaubern werden. Der Schlüsselmoment des Jubiläums sollte einwandfrei und zeitlich abgestimmt ablaufen und den Gästen eine echte Show bieten. Den „magischen“ Moment Ihrer Veranstaltung können Sie mit einem perfekt gestalteten Skript und eingebauten Spezialeffekten kreieren.

Eine aussagekräftige Umsetzung

Ihre Veranstaltung sollte selbstverständlich einem roten Faden folgen, sollte aber vor allem zu dem Angebot für Ihre Gäste passen, ebenso wie zum Ort, wo die Feierlichkeiten stattfinden, usw. Planen Sie angemessene Redezeit ein, in der es um das Unternehmen geht, denn bei dieser Art von Veranstaltung ist die Aufmerksamkeitsspanne der Teilnehmer immer sehr gering. Es versteht sich von selbst, dass am Tag X das geplante Timing eingehalten werden sollte. Gemeinsam mit der Eventagentur sollten Sie die geplante Dauer jedes Beitrags perfekt umsetzen und für den Fall, dass etwas schiefgehen sollte, einen Plan B parat haben. Es ist wichtig, eine gute Balance zwischen den Highlights, den Pausen, Mahlzeiten, Überraschungen, Aktivitäten und den Reden zu finden. Und denken Sie daran, Ihr Event so zu planen, dass es in der Intensität der vorgeschlagenen Aktivitäten wie ein Crescendo aufgebaut ist und sich zu einem Höhepunkt entwickelt, die den Gästen in Erinnerung bleibt.

Die Profis stehen zu Ihren Diensten

Wenn Sie es schaffen, an die oben genannten Punkte zu denken, steht der Umsetzung eines schönen Firmenjubiläums nichts im Wege. Aber vergessen Sie nicht das Hauptsächliche: Ein starkes, erfahrenes und kreatives Organisationsteam, in dem die Kommunikation reibungslos und effizient verläuft und das eine detaillierte Vorbereitung, eine präzise Organisation und eine sorgfältige Ausführung gewährleistet. In der Schweiz, genauer gesagt im Kanton Freiburg, haben sich mehrere, auf Veranstaltungen spezialisierte Unternehmen zusammengeschlossen, um gemeinsam ihre beruflichen Fähigkeiten, sowie ihre kreativen Ideen zur Nutzung der städtischen und ländlichen Reichtümer der Umgebung, sowie des historischen Erbes unseres schönen Landes, zu nutzen. .

Une-bonne-idée.ch bietet ein Team mit langjähriger Erfahrung für einen garantierten Erfolg. Als Spezialistin für Aktivitäten, die den Zusammenhalt im Unternehmen stärken, kennt die Agentur das richtige Rezept mit allen möglichen spassigen oder strategischen Aktivitäten, die Ihr Team begeistern werden. Mit Teambuilding-Aktivitäten, Betriebsausflügen und massgeschneiderten Spielen, werden Ihre Projekte dank eines dynamischen, multidisziplinären und erfahrenen Teams lebendig gestaltet.

Impact Production hat langjährige Erfahrung in der Organisation von Firmenveranstaltungen nach Mass. Themenabende, Generalversammlungen, Galas, Einweihungen und Markteinführungen neuer Produkte zählen zu den wesentlichen Stärken des Teams. Die Agentur organisiert und koordiniert die gesamte Infrastruktur einer Veranstaltung und ist ein erfahrener und origineller Anbieter, der die kleinen Unterschiede aufzeigt und das Event zu etwas Besonderem macht. Simplifiez-vous la vie et faites confiance à un bureau qui connaît tous les détails de sa région.

La Gruyère Tourisme berät Sie und organisiert Ausflüge wie einen Besuch in einer Schokoladenfabrik oder einer Schaukäserei, einen Aperitif in der mittelalterlichen Stadt Gruyères oder eine Fahrt mit den Bergbahnen zum Gipfel eines Berges, wo Sie tief einatmen die frische Luft geniessen können. Das Unternehmen bietet Ihnen sämtliche Dienstleistungen an, welche die komplette Koordinierung und Organisation Ihrer Veranstaltung in Gruyère umfassen. Vereinfachen Sie Ihr Leben und vertrauen Sie einem Unternehmen, das sich mit sämtlichen Details seiner Branche auskennt.

Murten Tourismus ist Ihr Ansprechpartner für Veranstaltungen und Aktivitäten in der Region Murtensee. Ob geführte Touren, Schifffahrten auf dem See, Weinverkostungen im Vully oder andere Aktivitäten, bietet unsere Region Ihren Ausflügen ein erstklassiges Ambiente, das Nostalgie und Genuss verbindet. Murten Tourismus steht Ihnen bei der Planung Ihrer Veranstaltung zur Seite oder übernimmt auf Wunsch die Organisation von A bis Z. Ideal für Gruppen zwischen 50 und 250 Personen.

Falls Sie sich bei der Wahl des richtigen Partners unsicher sind, hilft Ihnen das Team von Fribourg Meeting gerne bei der Entscheidung! Wir beraten Sie gerne.

Wir wünschen Ihnen viel Erfolg!

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