Wie Sie einen Kongress organisieren und die passenden Räumlichkeiten finden

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Fribourg Meeting
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Wie Sie einen Kongress organisieren und die passenden Räumlichkeiten finden

Auch wenn ein Kongress nicht mehr die gleiche Bedeutung hat, wie damals bis zum 18. Jahrhundert, als es sich um eine Gerichtsverhandlung handelte, hat ein Kongress noch immer das Ziel, Informationen zu vermitteln. Kongresse gehören dem Kommunikationssektor MICE (Meetings, Incentives, Conventions, Exhibitions) an. Sie ermöglichen den Delegierten, ihre Erfahrungen und ihr Wissen zu teilen, aber auch gemeinsame Vorstellungen über behandelte Themen zu entwickeln und auf gegenwärtige Stärken oder Mehrheitstendenzen aufmerksam zu werden. Kongresse werden auch von Lobbyisten und öffentlichen Entscheidungsträgern besucht, welche sich innerhalb einer Berufsgruppe über den aktuellen Meinungsstand informieren möchten.

Der Eventsektor hat sich in den letzten Jahren verändert. Die Nachfrage nach Mehrwert bietenden und an den Teilnehmern orientierten Inhalten hat die Qualitätsanforderungen grosser Versammlungen verändert. Obwohl es ein wichtiges Ziel bleibt, Wissen weiterzugeben, muss der Fokus heutzutage auf der Gestaltung einer interaktiven Erfahrung liegen. Sowohl formal als auch inhaltlich.

Wir werden im Folgenden nicht alle Schritte beschreiben, die Sie befolgen müssen, um einen Kongresssaal zu finden oder eine solche Veranstaltung zu organisieren. Vielmehr werden wir Sie auf die Punkte verweisen, die Ihnen dabei helfen werden, Ihre Ziele schnellstmöglich zu erreichen.

Das Budget

Das Budget ist bei der Organisation einer Veranstaltung besonders wichtig, insbesondere dann, wenn es sich um eine Veranstaltung dieser Grössenordnung handelt. Schätzen Sie Ihr Budget ein, indem Sie folgende Punkte mit einberechnen:

  • Die Fixkosten (Redner, Räumlichkeiten, Marketing & Kommunikation, etc.),
  • die variablen Kosten (Verpflegung, Unterkunft, Transfers, Personal, etc.) und
  • eine Spanne von 10% für unvorhergesehene Ausgaben.

Dieser Punkt ist für den Erfolg aller grossen Projekte von Bedeutung. Für nähere Informationen zum Thema, möchten wir Sie gerne auf unseren Artikel Budgetplanung für ein Seminar oder einen Firmenanlass

Ohne die Unterstützung von Sponsoren kann es schwierig sein, eine solche Veranstaltung zu organisieren. Nehmen Sie diese früh genug ins Visier und überprüfen Sie Organisationen, welche sich mit dem gleichen Themenbereich wie dem Ihres Kongresses befassen (Stiftungen, Lobbies, Zeitschriften u.s.w.). Das Sponsoring hört hier aber noch nicht auf! Denken Sie daran, Werbetreibende über die bevorstehende Veranstaltung zu informieren. Ihrer Stadt wird die mediale Aufmerksamkeit bestimmt auch zugutekommen. Nutzen Sie alle Vorteile dieser Win-Win-Situation (Tageskarten für den öffentlichen Verkehr, kostenlose Beschilderung, Networking, Marketing und Getränke zum Empfang, welche von der Stadt angeboten werden, etc.).

Einige Hotels und Tourismusorganisationen bieten Tageskarten für den öffentlichen Nahverkehr oder Ermässigungen für Taxifahrten an. Denken Sie daran, diese zu verhandeln, wenn Sie Ihr Budget planen!

Der Veranstaltungsort

 Die Wahl des Kongresszentrums hängt natürlich von mehreren Faktoren ab, aber im Folgenden nennen wir die am wichtigsten erscheinenden Punkte für die Organisation einer solchen Veranstaltung.

Lage und Erreichbarkeit

Ein Kongress bringt normalerweise mehrere hundert Menschen zusammen. Der geografische Standort des gewählten Ortes sollte nahe an den wichtigsten Verkehrsachsen (welche leicht mit dem Auto oder Zug zu erreichen sind) und ausserhalb eines städtischen Zentrums liegen, um starken Verkehr zu umgehen. Der Parkplatz sollte es mit der grossen Anzahl von erwarteten Fahrzeugen (Autos und Reisebusse) aufnehmen können. Überlegen Sie sich im Voraus, wie hoch ungefähr die Anzahl der erwarteten Fahrzeuge ist und für wie viele Tage und Stunden der Parkplatz benötigt wird.Für diejenigen, die mit dem Zug anreisen, sind eindeutige Angaben zum öffentlichen Verkehr und eine Wegbeschreibung zum Veranstaltungsort wichtig. Eine Möglichkeit wäre auch, Shuttles zu bestimmten Uhrzeiten zu organisieren, welche eine direkte Fahrt vom Bahnhof zum Veranstaltungsort anbieten.

Die Region Fribourg ist ein idealer Treffpunkt zwischen der Romandie und der deutschsprachigen Schweiz. In der gleichen Entfernung von Zürich und Genf liegen unsere beiden Kongresszentren, das Forum Fribourg und Espace Gruyère. Siebefinden sich an den Hauptverkehrsstrassen, die beide Regionen miteinander verbinden. Zudem kommen Sie in den Genuss der charmanten grünen Landschaften und der vielen Freizeitaktivitäten, welche diese landestypische Region unseres Landes zu bieten hat.

Aber nicht nur die ideale geografische Lage, sondern auch die Zweisprachigkeit der Region ermöglicht den Veranstaltern, Ausstellern und Besuchern Geschäftsentwicklungen sowohl in der Romandie als auch in der deutschsprachigen Schweiz.

Die Infrastruktur

Abhängig vom Ausmass des Kongresses sind verschiedene Räumlichkeiten einzuplanen:

  • Räume für die verschiedenen Sitzungen (beispielsweise zur Eröffnung und zum Abschluss)
  • Büros für das Organisationskomitee, die Presse, die administrative und wissenschaftliche Verwaltung
  • Räumlichkeiten für die Garderobe, das Personal, das Catering, das Lager und für die Reprografie
  • Räumlichkeiten für Ausstellungsflächen, den Empfang, die Pausen, die Mahlzeiten, Räumlichkeiten mit Internetzugang und Ruhebereiche
  • die Kapazität der Toiletten welche von der Länge der verschiedenen Pausen abhängt.

Sie sollten bereits im Voraus die Kapazität und das Equipment aller Räume kennen, da jedes zusätzliche Detail auf Ihrer Rechnung stehen wird… Falls die Nachfrage besteht, sollten Sie auch separate Räume für Leute einplanen, welche beten oder sich erholen möchten.

Ein sich im Kongresszentrum oder in der Nähe befindlicher Geldautomat wird womöglich für viele von Vorteil sein. Denken Sie daran, seinen Standort anzugeben.

Sichtbarkeit

Wenn mehrere hundert Personen an einem Kongress teilnehmen, ist es empfehlenswert, Räumlichkeiten auszuwählen, die über zusätzliche Lautsprecher oder Bildschirme verfügen und keine Säulen oder Stützen haben, die eine gute Sichtbarkeit verwehren könnten.

Die Tonanlage

Wenn viele Menschen eine Veranstaltung aufsuchen, ist die Tonanlage ein wichtiges Thema. Die von Ihnen gewählte Infrastruktur sollte über die technischen Möglichkeiten verfügen, den Sound einer Veranstaltung mit mindestens 800 Teilnehmern zu tragen. Ein defektes Mikrofon oder eine schlechte Schalldämmung der Räumlichkeiten könnten die Veranstaltung ruinieren.

Das Forum Fribourg bietet Platz für öffentliche und private Veranstaltungen mit bis 1’500 Teilnehmern.

Das grösste Kongresszentrum in der Region ist das Espace Gruyère, welches in Bulle, in Gruyère befindet. Die Region und ihre Tradition kennzeichnen die Infrastruktur. Das Espace Gruyère verbindet Tradition und Moderne in einer der schönsten Landschaften der französischsprachigen Schweiz und befindet sich ganz in der Nähe der Touristenattraktionen der Region.

Transfer-Planung

Es ist eine gute Idee, einen Transfer (im Minibus oder Reisebus) zwischen den Ankunftsorten (Bahnhof, Flughafen) oder zwischen der Unterkunft und dem Kongresszentrum zu planen. So können Sie die Leute zusammenhalten, reduzieren den Stadtverkehr und machen es denjenigen einfach, die nicht ortskundig sind und die Verkehrsregeln des Gastlandes nicht kennen. Darüber hinaus kann es für einige beruhigend sein, sich keine Gedanken darüber machen zu müssen, wohin sie gehen müssen und wie viel Zeit für den Weg einzurechnen sind.

Denken Sie auch daran, Transfers für gemeinsam organisierte Abende und Ausflüge einzuplanen. Mit der Hilfe von Hostessen können sie die Teilnehmer zusammenbringen und können so sicherstellen, dass alle mit dem richtigen Fahrzeug an das richtige Ziel fahren.

Wenn Sie keine Transfers einplanen, sollten Sie sich um Beschilderungen kümmern (insofern diese erlaubt sind) und diese am nächstgelegenen Bahnhof und an den Autobahnausfahrten aufstellen, um den Autofahrern die Ankunft zu vereinfachen. Geben Sie den Personen, die mit den öffentlichen Verkehrsmitteln anreisen, im Voraus an, welche Linien in welchem Takt das Kongresszentrum anfahren. Sie können zusätzlich auch Preisangaben für eine Taxifahrt vom Bahnhof zum Kongresszentrum und vom Kongresszentrum zum Hotel machen.

Sprachen und Übersetzungen

Konferenzen und Symposien bringen oft Menschen aus der ganzen Welt zusammen, welche verschiedene Sprachen sprechen. Auch wenn in den meisten Fällen die Geschäftssprache Englisch ist, ist dies nicht immer der Fall. Die Dolmetscher, die für diesen Anlass angestellt werden, sollten genauso begrüsst werden, wie die Redner – denn auch ihre Arbeit ist von grosser Bedeutung und es steht vermutlich im Interesse aller, dass diese bestmöglich erledigt wird.
Wenn Sie in diesem Bereich keine Erfahrung haben, empfehlen wir Ihnen dringend, einen erfahrenen Dienstleister damit zu beauftragen, Ihnen zu helfen. Dieser kümmert sich einerseits um technische Angelegenheiten und berät Sie ausserdem auch bestmöglich dabei, die Veranstaltung vorzubereiten.

Simultandolmetschanlagen mit Kabinen

Für eine Konferenz oder ein Symposium, bei welcher häufig eine Präsentation auf die andere folgt, wäre es unmöglich, eine konsekutive Verdolmetschung anzubieten, da diese die Kongresszeit verdoppeln würde. Simultanübersetzungen erfordern, dass die Kongresshalle bereits mit einer oder mehreren schallgedämmten Kabinen ausgestattet ist oder man diese nachträglich damit ausgestattet kann. Die Teilnehmer werden mit mehrkanaligen Kopfhörern ausgestattet, mit denen sie die Sprache auswählen können, in der sie die Konferenz hören wollen. Stellen Sie sicher, dass jemand (eine interne Person aus dem Organisationsteam oder eine externe Person) mit Erfahrung im Dolmetschen, an der Planung beteiligt ist. Für weitere Informationen zu möglichen Übersetzungsweisen verweisen wir auf unseren Artikel Budgetplanung für ein Seminar oder einen Firmenanlass

Die Technik

Ausgeklügelte Technik kann Ihnen Ihre Aufgaben heutzutage einfacher gestalten, indem die sie die Dinge interaktiver und angenehmer macht. Hinsichtlich der Organisation eines Kongresses, kann eine Investition in die Technologie wertvoll sein. Zum Glück gibt es auf dem derzeitigen Markt eine Vielzahl von Angeboten.

Präsentationsmanagement

Eine im Kongresszentrum eingerichtete Räumlichkeit mit Computern, Druckern, Fotokopierern und WLAN fungiert als Verwaltungs- und IT-Zentrum, wo die zur Verfügung gestellten Dokumente aufbewahrt werden, welche bei Bedarf bearbeitet fertiggestellt, online gestellt oder kopiert werden können. Es gibt Systeme, die die richtige Präsentation zur richtigen Zeit, sicher an den richtigen Ort senden können, wodurch Equipment und Personal eingespart werden können.
Es gibt auch Systeme, welche die Inhalte der Konferenzen online übertragen können. Audio- und visuelle Elemente werden synchronisiert und authentisch wiedergegeben. Sie können sogar eine Videoaufnahme der Redner hinzufügen.

Steigern Sie die Anteilnahme

Es gibt Systeme, mit welchen die Anteilnahme und Effektivität von Konferenzen auf einem Kongress gesteigert werden können. Zum Beispiel mit Abstimmungen, Quizfragen oder Umfragen, welche die Präsentationen interaktiver gestalten und die Aufmerksamkeit Ihrer Teilnehmer aufrechterhalten und sie zu Akteuren der Veranstaltung macht. Der Erfolg ist Ihnen garantiert!

Zugangskontrolle und Besucherstatistiken

Auch hier kann die Technologie die Aufgabenbewältigung vereinfachen. Durch die Verwendung elektronischer Ausweise mit massgeschneiderten Datenerfassungssystemen, werden den Kongressveranstaltern und Ausstellern detaillierte Statistiken über die Teilnahme an Tagungen und den Besuchen an Ständen zur Verfügung gestellt. Darüber hinaus bietet dieses System eine hochwertige Zugangskontrolle. So werden die Hostessen entlastet und diese empfangen zudem die Kongressteilnehmer und Redner mit einem Lächeln.

Die VIPs

Die Mitglieder der Betriebsleitung

Unter den Tagungsteilnehmern werden auch die Mitglieder des Organisationsmanagements des Kongresses sein. Diesen VIPs können Sie Ihre besondere Aufmerksamkeit widmen und sie gemeinsam in einem schönen Hotel unterbringen. Wenn Sie sie zusammen unterbringen, kann dies Ihnen einiges erleichtern. Im Kongresszentrum sollte ihnen ebenfalls ein Standort zugeteilt werden. Wie wäre es mit einer Cyber-Kaffee-Bar? Ein kleiner Tipp: Wenn Sie vermeiden möchten, dass Sie von Ihren VIPs (bei allem Respekt) dauernd auf Trab gehalten werden, dann halten Sie sie wenn möglich fern von Ihrem Kongressbüro!

Die Redner

Insbesondere die Personen, die während des Kongresses mit der Öffentlichkeit sprechen, sollten Sie besonders gut behandeln – auch diese sind Ihre VIPs. Versichern Sie sich, dass diese angemessene untergebracht und behandelt werden. Achten Sie auf besonders auf folgende Punkte:

  • Abholung vom Ankunftsort bis zur Unterkunft und auch von der Unterkunft und zum Kongresszentrum.
  • Eine ruhige Unterkunft mit leichtem Zugang, welche sich in der Nähe des Kongresszentrums befindet und die Mitarbeiter ihre Mutter- oder Geschäftssprache sprechen.
  • Ruhige und gut ausgestattete Arbeitsplätze, wo Vorbereitungen für die Präsentationen gemacht werden können. Diese sollten vor allem im Kongresszentrum eingeräumt werden. Um das Arbeiten im Hotelzimmer zu ermöglichen, sollten Büroflächen und WLAN zur Verfügung stehen.
  • Im Kongresszentrum sollten separate Räume eingeplant werden (Empfang, Vorbereitungsecke, Networking, WLAN), wo gleichzeitig ein leichter Zugang zu den verschiedenen Anwesenden ermöglicht ist.
  • Zugang zur Toilette ohne Schlange stehen zu müssen…
  • Eine immer erreichbare (und lächelnde) Bezugsperson (Hostess).

Erwarten Sie das Unerwartete

Bei einer Konferenz folgen die Redner ziemlich schnell aufeinander. Jeder spricht zwischen 20 und 45 Minuten, sodass das Programm extrem präzise geplant sein muss. Ernennen Sie einen Vorsitzenden, der das Programm beaufsichtigt und sicherstellt, dass jeder am richtigen Ort und zur richtigen Zeit ist.

Wenn ein Redner seinen Aufruf verpasst, müssen Sie in der Lage sein, schnell zu reagieren, indem Sie zuerst die Zuhörer informieren und zum anderen schnell Ersatz finden. Wenn dies nicht geschieht, verlassen die Leute den Raum und vergessen manchmal auch zurück zu kommen, was für den nächsten Vortragenden ziemlich unangenehm sein kann und Ihre ganze Planung stört.

Ihr Vorsitzender wird schliesslich Zeit einräumen, um mit den Rednern zu besprechen wie er ihr Thema präsentieren und sie vorstellen wird, um gegebenenfalls Fehler zu korrigieren oder neue interessante Elemente einzubringen.

Catering

Die Mahlzeit bestimmt oft den Erfolg einer Veranstaltung! Gastronomische Angelegenheiten können für die Organisatoren schnell zu einem Problem werden. Cocktails? Buffet? Soll die Mahlzeit im Sitzen oder im Stehen eingenommen werden? Fleisch oder Fisch? Wenn mehr als 500 Personen anwesend sind, können bestimmte Richtlinien behilflich sein.

Bevor Sie sich für eine Auswahl der am besten geeigneten Gerichte entscheiden, ist es wichtig, sich in die Lage der Teilnehmer zu versetzen und sich Gedanken über das Profil des erwarteten Publikums zu machen: Ist dieses eher männlich oder weiblich? Welche Nationalität haben die Personen? Welche berufliche Tätigkeit wird ausgeübt? usw.Zum Beispiel:

  • Die „Nicht-Schweizer“ werden wahrscheinlich lokale Spezialitäten entdecken wollen
  • das weibliche Publikum wird leichte Gerichte bevorzugen
  • das männliche Publikum neigt dazu, ein wenig mehr zu essen…

Beachten Sie auch die Saison Ihrer Veranstaltung:

  • Bieten Sie eher warme, nahrhafte Gericht im Winter an,
  • Rohkost, Gemüseterrinen, Früchte oder gefrorene Desserts an wärmeren Tagen.

Denken Sie auch an Unverträglichkeiten und religiöse Speisevorschriften, um Fauxpas zu vermeiden. Räumen Sie Ihren Teilnehmern die Möglichkeit ein, ihre Diät auf dem Anmeldeformular der Konferenz zu notieren, das macht Ihnen vieles leichter!
Denken Sie daran, in Ihrer Zeitplanung Pausen für die Toiletten und eine Zigarette einzuräumen (vor und nach dem Essen)! Seien Sie sich dessen bewusst, dass die Teilnehmer sich eine Pause auch dann nehmen, wenn diese nicht eingeplant ist.

Generell verbringt man die Zeit während eines Kongresses sitzend, um den Rednern zuzuhören. Eingeplante Pausen tun auch dem Gehirn gut. Diese Pausen sind in der Regel relativ kurz, dauern ungefähr 20 Minuten und sind zur Mitte des Morgens und nachmittags eingeplant. Für die Mittagspause sind ungefähr 45 Minuten einzuplanen. Das Menü sollte so zusammengestellt werden, dass alle Teilnehmer ausreichend gesättigt werden und die Leistungsfähigkeit erhöht wird.

Der Stehlunch

Die Teilnehmenden werden die geselligen Eigenschaften eines Stehlunches schätzen, der es ihnen ermöglicht, sich zu treffen um über das Gehörte zu diskutieren. Planen Sie genügend Vorspeisen für die Teilnehmer ein, damit diese gesättigt sind, wenn sie am Nachmittag zur Tagung zurückkehren. Nichts kann einen Teilnehmer missmutiger stimmen, als ein knurrender Magen. Zudem werden sie mit leerem Magen auch nicht in der Lage sein, dem Geschehen aufmerksam zu folgen. Frisch vor den Augen der Tagungsteilnehmer zubereitete Speisen eines Küchenchefs können eine willkommene Abwechslung sein, wenn die Themen der Tagung besonders viel Aufmerksamkeit erfordern.

Das Buffet

Ein Buffet mit durchgehendem Service, wo jeder zum Essen kommen kann, wann immer er Zeit oder Lust hat, kann ebenfalls eine gute Idee sein. Ein Buffet bietet den Vorteil, eine Vielfalt an Gerichten anbieten zu können, von welchen sich Ihre Gäste selbstständig bedienen und Verschiedenes ausprobieren können. Für eine Tagung bietet es sich an, das Buffet im Stehen einzunehmen, um Geselligkeit und weitere Diskussionen zu fördern.

Kostenpflichtige Verpflegung

Falls das Catering Ihr Budget übersteigen sollte, ziehen Sie ein kostenpflichtiges Buffet (Cash bar) in Betracht, bei welchem die Teilnehmer leckere Speisen zu günstigen Preisen bekommen. Ob dies realisierbar ist, hängt selbstverständlich mit dem jeweiligen Kongresszentrum ab. Falls es möglich sein sollte, kann dies eine Möglichkeit sein, dem Ganzen einen traditionellen Touch zu geben und unterhaltsame Stimmung aufkommen zu lassen. Sie könnten Food-Trucks im Kongresszentrum aufbauen, die gebackene Kartoffeln, Hamburger oder Thai-Gerichte anbieten oder können mobile Verkaufsstände aufstellen, welche Kaffee, frische Säften, Eis, verlockende Cupcakes oder exotischen Tees anbieten.

Die Unterkunft

Bei einem Kongress haben Sie verschiedene Arten von Gästen: Kongressteilnehmer, Redner, Dolmetscher, Aussteller, Organisatoren und Journalisten. All diese Personen müssen irgendwo unterkommen – wenn möglich, nicht allzu zu weit vom Kongresszentrum entfernt.

Kalkulieren Sie Ihren Raumbedarf früh genug ein, um ihn für Ihr Vorhaben und insbesondere für Ihre Teilnehmer zu reservieren. Es ist besser, zusätzliche Räume zu reservieren und diese nachträglich zu stornieren, als sich kurz vor der Deadline um Unterkünfte in verschiedenen Einrichtungen kümmern zu müssen.

Erlauben Sie den Sprechern, sich vorher (wenn möglich am Vortag) zu treffen, um sich kennen zu lernen und über die neuesten Trends auf ihrem Gebiet zu sprechen – in ruhigen und wenn möglich vor Fotografen geschützten Räumlichkeiten. Einige der Delegierten erscheinen als Gruppe, so kann es eine gute Idee sein, diese im selben Hotel unterzubringen. Es wäre auch denkbar, die Kongressteilnehmer nach ihrer Sprache oder ihrem Herkunftsland zusammenzubringen (um den Austausch zu fördern oder Stolpersteine zu vermeiden).

Manchmal kann es auch für die Organisatoren ganz schön sein, einen separaten Rückzugsort zu haben, um nicht ständig den möglichen Anfragen der Kunden ausgesetzt zu sein.

Sie sind auf der Suche nach einer Möglichkeit, diese Aufgaben abzugeben? Fribourg Meeting wird all Ihre Erwartungen erfüllen, indem nach den richtigen Hotels für Sie gesucht wird, um die Menschen so zusammen zu bringen, wie Sie es wünschen. Fribourg Meeting bietet auch ein Reservierungs- und Bezahlsystem, das direkt von den Kongressteilnehmern verwaltet wird, wenn diese selbst für die Zimmer aufkommen sollen.

Die Planung Ihrer Veranstaltung

Was wird konkret während des Kongresses passieren? Um diese Frage zu beantworten, werden Sie einen Zeitplan erstellen müssen, der es Ihnen ermöglicht, ein kontinuierliches Programm sicherzustellen, um Monotonie zu vermeiden und vor allem, um die Tagung perfekt zu planen

  • Welche sind die diskutierten Themen? Gibt es eine Möglichkeit, ihnen eine logische Reihenfolge zu geben oder sie dynamisch zu wechseln?
  • Wie viele Redner wird es geben?
  • Werden Publikationen veröffentlicht oder Dokumente verteilt?
  • Wie machen Sie die Veranstaltung bekannt (Mailing, Webseite, soziale Netzwerke)?
  • Werden Sie für kleine Unterhaltungsprogramme während des Tages sorgen (Sitzmassage, kollektive Meditation oder anderes gemeinsames Programm)?
  • Werden Aussteller anwesend sein?
  • Welche Sprache sprechen die Redner? Werden Dolmetscher benötigt?
  • Möchten Sie zusätzlich einen aussergewöhnlichen Redner einladen? Wenn dies der Fall ist, sollten Sie im Voraus sicherstellen, dass er verfügbar ist.
  • Werden parallel zu den Konferenzen Workshops angeboten?
  • Ist ein Freizeitprogramm vorgesehen?

Nutzen Sie den Zeitplan als Richtlinie, welcher auf die Personen, die Teil des Programms der Konferenzen sind, auf die Herausgabe von Publikationen, die Werbeaktionen, die Organisation eventueller Ausstellungen, das Freizeitprogramm und die Budgetüberwachung abgestimmt ist.

Allen Teilnehmer sollte es ermöglicht sein, den Kongressort am selben Tag sowohl aufzusuchen als auch wieder zu verlassen. Wenn es möglich ist, verlegen Sie die Eröffnungsveranstaltung zum frühen oder späten Vormittag, damit die Teilnehmenden nicht verpflichtet sind, einen Tag im Voraus anzureisen und eine zusätzliche Nacht im Hotel zu bezahlen. Beenden Sie den letzten Tag früh genug, damit die Teilnehmer mit dem Auto, Flugzeug oder Zug abreisen können, um am Abend zuhause zu sein.

Freizeitprogramm

Die Teilnahme an einer Konferenz ist in der Regel ein besonderes Event, welches oftmals einen erheblichen Zeit- und Geldaufwand erfordert. Nicht nur die Auswahl der Themen, die Wahl des Kongresszentrums und die Wahl des Reiseziels, sondern auch das Freizeitprogramm (Abendprogramm, Entspannungszeit, Sportprogramm, Ausflüge…) spielt eine wichtige Rolle. Das Freizeitprogramm trägt nicht nur eine werbetreibende Rolle für den Kongress, sondern bestimmt auch den Erfolg der Veranstaltung.

Es fördert die Geselligkeit und Kommunikation und ermöglicht gleichzeitig, das kulturelle und touristische Erbe des Landes oder der Gastgeberregion zu entdecken. In der Regel sind im Freizeitprogramm Aperitifs und Empfänge, Partys, Touren oder Sightseeing, Sport- und Kulturveranstaltungen enthalten. Je nach Fall sind bestimmte Aktivitäten fester Bestandteil der Veranstaltung (offizielle Cocktailparty, Galaabend…); andere sind wiederum optional (Touren, Führungen, die Teilnahme an Veranstaltungen, etc.) und können vor oder nach der Tagung stattfinden.

Bei sehr grossen Kongressen, wo auch einige Familienmitglieder der Teilnehmer mitkommen, sollte im Laufe des Tages ein Parallelprogramm organisiert werden: Stadtrundfahrten, Ausflüge (an den See und die Berge), Museumsbesuche oder Besuche anderer sehenswerter Orte.

Denken Sie daran, für alle vorgeschlagenen Veranstaltungen Angaben zur Kleiderordnung zu machen!

Einige Punkte, die es zu beachten gilt

Wahrscheinlich werden die Erwartungen der Teilnehmer Ihr Antrieb sein, ein attraktives Freizeitprogramm zu gestalten. Beachten Sie, dass sich diese nicht mit den Sitzungen schneiden, definieren Sie einen angemessenen Zeitplan und beachten Sie dabei auch die Anfahrtszeit.
Denken Sie daran, begleitende Personen zu berücksichtigen. Schlagen Sie Aktivitäten vor, die zu den finanziellen Möglichkeiten der Teilnehmer passen, die wahrscheinlich bereits viel Geld für die Anmeldung und die Reise ausgegeben haben.
Jede Region hat ihre touristischen Vorzüge, nutzen Sie diese aus und entdecken Sie die Möglichkeiten der Region (Kultur, Gastronomie, Landschaft). Wenn Ihre Tagung in einer wunderschönen Region stattfindet, dann räumen Sie den Teilnehmern auch die Zeit ein, diese bei frischer Luft zu erkunden.
Wenn von der Region oder Stadt zum Zeitpunkt des Kongresses Veranstaltungen angeboten werden, kann für die Delegierten die Teilnahme als VIP bei Festen, sportlichen, kulturellen oder traditionellen Veranstaltungen von Interesse sein.
Unsere Partner stehen Ihnen zur Verfügung , um Sie bei der Organisation eines Freizeitprogramms zu unterstützen, das Ihnen dabei helfen wird, Ihren Kongress erfolgreich zu bewerben und alle zu überzeugen.

Die Hostessen

Einen wichtigen Teil einer erfolgreichen Tagung sollten wir nicht vergessen: Die Hostessen. Ihr Lächeln, ihre Eleganz, ihre Diskretion, ihre soziale Kompetenz und ihr proaktives Handeln werden Sie von einer beträchtlichen Anzahl von Aufgaben befreien. Dabei müssen sie über alle Dinge Bescheid wissen. Denken Sie also daran, ihnen im Namen der Organisatoren alle Informationen weiter zu geben, die sie benötigen und ihnen die Handynummer der Personen zu geben, für die sie verantwortlich sind. Zu den Aufgaben, die sie an die Hostessen delegieren können, gehören:

  • Der Empfang und Transfer vom und zum Flughafen, Bahnhof, Hotel und Kongresszentrum
  • der Empfang im Kongresszentrum, die Kontrolle der Teilnehmerlisten und die Übergabe der Ausweise (sowie ihre Rückgabe nach dem Kongress, falls diese elektronisch sind)
  • Garderobe
  • Begleitung bei allen Freizeitveranstaltungen
  • Mitverfolgung der Reden
  • Vergewisserung eines reibungslosen Ablaufs der Mahlzeiten und Pausen
  • Auskünfte bei Fragen aller Art.

Fazit

Die Organisation eines Kongresses ist eine grosse logistische und administrative Unternehmung, welche sich an die vielen Interessengruppen richtet, die bis zum Stichtag aufeinander abgestimmt werden müssen. Selbstverständlich brauchen Sie eine auf die Organisation von Veranstaltungen dieser Grössenordnung spezialisierte Agentur. Wenn Sie bereits genauere Vorstellungen haben, werden Sie Verhandlungen ergiebiger und zu Ihrem Nutzen durchführen können. Indem Sie die Durchführung der Planung des Kongresses an eine für diese Angelegenheiten spezialisierte Agentur delegieren, können Sie sich ausschliesslich auf die Inhalte des Kongresses konzentrieren und Ihre Ressourcen auf die grundlegenden organisatorischen Schritte lenken.

Individuelle Ansprechpartner und Automatisierung

Es gibt heutzutage Agenturen, die All-in-One-Pakete anbieten, welche im Rahmen einer Organisation wie der eines Kongresses ein bedeutender Vorteil sind. Sie können Aufgaben wie die Anmeldungen, die Unterkunftsplanung und die Organisation der Tagungen über ein einziges Portal an einen Ansprechpartner delegieren. Informationen, Daten, Analysen, die Budgetverwaltung und Statistiken werden automatisiert und sicher verwaltet.

Umsatzsteigerung

Ziel Ihres Kongresses wird es trotz allem sein, Gewinne zu machen, sowohl in Bezug auf Geld als auch auf Ihr Image. Denken Sie an die Möglichkeiten eines Sponsorings, an das Erreichen einer hohen Beteiligung und an die perfekte Darstellung des betreffenden Geschäftszweigs, welche in direktem Zusammenhang mit Ihrem Netzwerk und den Menschen stehen, denen Sie Aufgaben delegieren. Sie werden enge Arbeitsbeziehungen mit den verantwortungsvollen Lieferanten und Personen brauchen, die Experten auf dem Gebiet der Kongressorganisation sind und auf die Sie zählen können.

Für kleine Kongresse bietet der Kanton Fribourg viele Vorteile, u.a. die attraktiven Preise, welche deutlich tiefer sind als in den grossen Schweizer Stadtzentren. Zur Attraktivität gehören auch die Zweisprachigkeit und zahlreiche touristische Aktivitäten in einem gemütlichen Rahmen.

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