Praktische Tipps für ein gutes Gelingen Ihrer Generalversammlung

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Fribourg Meeting
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Eine Generalversammlung ist für Unternehmen, Stiftungen, Genossenschaften und Vereine eine wichtige Veranstaltung. Die Organisatoren einer solchen Veranstaltung haben jedoch so grosse Angst davor, aus dem von ihrer Stellenposition oder ihrer Geschäftsordnung auferlegten Rahmen zu treten, dass sie ganz vergessen, dass diese Zusammenkunft eine Gelegenheit sein kann, ihre Vorhaben und Ziele in einem dynamischen und partizipativen Umfeld zu teilen. Das Ergebnis sind Generalversammlungen, die zu einem langweiligen Ereignis werden und an welchen immer weniger Menschen teilnehmen möchten. Der Schlüssel zum Erfolg ist eine Strategie, mit welcher Sie Leben in Ihre Generalversammlung einbringen. Die Darlegung der finanziellen Situation spielt eine besonders wichtige Rolle bei einer Generalversammlung, weswegen es wichtig ist, diese angemessen zu präsentieren, sodass die Ausgaben nachvollziehbar sind und jeder sie verstehen kann. Im Rahmen des statutarischen Teils werden die Analysen der Vergangenheit und zukünftige Pläne präsentiert, welche eine gute Vorbereitung abverlangen, um überzeugend zu wirken. Eine Generalversammlung gelingt, wenn die Mitglieder zum Nachdenken angeregt werden, offene Diskussionen und eine gesellige Atmosphäre entstehen. Je interessanter diese ist, desto mehr werden Ihnen Ihre Mitglieder und Aktionäre dabei helfen, Ihre Strategie umzusetzen und die Grundsätze Ihrer Organisation zu stärken. Wir haben für Sie ein paar Tipps zusammengefasst, mit welchen es Ihnen gelingen wird, eine dynamische und motivierende Veranstaltung abzuhalten, die die Teilnehmer zum Mitwirken animiert.

Ziele einer Generalversammlung

Die Generalversammlung erfüllt die Anforderungen der Satzung und wendet sich in erster Linie den Problemstellungen der Organisation. Folglich umfassen die grundsätzlichen Aufgaben einer Generalversammlung geschäftliche Angelegenheiten, die Bilanzen, die Kommunikation wichtiger Informationen und das Treffen kollektiver Beschlüsse. Eine GV kann aber auch die Möglichkeit bieten, weitere Ziele umzusetzen. Diese Ziele können in Verbindung mit den Zielen der Organisation (interne Verbindungen stärken, Botschaften vermitteln, Mitglieder erreichen,…), oder mit den Erwartungen der Teilnehmer (eine nette Zeit verbringen, Unternehmensaspekte besser verstehen oder kennenlernen, eine besondere Erfahrung machen, die Gegend erkunden,…) stehen. Dies ist die Gelegenheit, Ihrer GV Farbe zu verleihen und das monotone Konzept zu durchbrechen. Wenn Sie Ihre Botschaft an die Öffentlichkeit vermitteln möchten, ist es wichtig, dass Ihre Ziele und die zu treffenden Entscheidungen deutlich gemacht werden und auch alle betreffen, damit eine echte Diskussionsbeteiligung stattfinden kann.

Wer sind Ihre Teilnehmer und wie können Sie diese dazu animieren, aktiv zu werden?

In der Regel kennen Sie Ihre Teilnehmer, die entweder Mitarbeiter, Mitglieder oder Unternehmensvertreter sind. Gleichwohl ist dies die Gelegenheit, Ihre Stiftung oder Ihren Verein um neue Kollegen, Freunde, Nachbarn etc. zu erweitern. Zum einen sollen Sie die Bedürfnisse und Erwartungen Ihrer bereits bekannten Zuhörerschaft (Geschäftsführer, Gesellschafter, Gemeindevertreter, Aktionäre, Mieter etc.) erfüllen. Zum anderen ist es aber auch Ihre Aufgabe, anderen darauf Lust zu machen, die Gelegenheit zu nutzen, um zu erfahren wer Sie sind und was Sie tun.

Machen Sie eine Umfrage!

Mit Sicherheit haben Sie Interesse daran, sich so früh wie möglich über den Ablauf Ihrer GV Gedanken zu machen, um alle notwendigen Informationen zu sammeln. In der Tat müssen Sie sich neben dem gesetzlichen Rahmen auch für eine Strategie entscheiden, mit welcher Sie möglichst viele Leute dazu animieren können, aktiv zu werden. Ein Tipp: Befragen Sie Ihre Teilnehmer nach ihren Besorgnissen, Fragen und Wünschen. Handelt es sich um eine Gemeinde, dann erkundigen Sie sich nach anstehenden Problemen. Ziel dieser Phase ist es, Ideen zu entwickeln, wie Sie frischen Wind in Ihre Generalversammlung einbringen.

Erteilen Sie Verantwortlichkeiten!

Hier haben wir einen weiteren Tipp, mit welchem Sie die Teilnehmer dazu animieren können, aktiv zu werden: Erteilen Sie ihnen Verantwortlichkeiten im Rahmen der Organisation der GV, wie beispielsweise Vortragende oder besondere Gäste zu finden, Räumlichkeiten oder benötigte Materialien und ein Dekorationsthema auszuwählen. Am Tag X können sich einige auch um die Logistik, um Ton und Beleuchtung, um die Organisation der Unterarbeitsgruppen, die Garderobe, die Rezeption, die Verteilung von Dokumenten etc. kümmern. Damit die Teilnehmer Ihrer GV nicht in Teilnahmslosigkeit geraten, ist es wichtig, ein dynamisches Tempo beizubehalten, das die Teilnehmer motiviert. Es gibt nichts Besseres, als die unterschiedlichen bereits erreichten Etappen festzuhalten und/oder die Vorbereitungsgruppen zu animieren, welche sich untereinander organisieren. Austausch, Kommunikation und gemeinsame Momente sind Ihnen garantiert.

Motivieren Sie!

Sie können die Teilnehmerzahl Ihrer GV ganz einfach steigern, indem Sie einen Gastvortrag organisieren oder einem angesehenen Redner einladen. Ein Redner, welcher im direkten Zusammenhang mit dem Thema Ihrer GV und den Zielen des Tages steht, bringt Abwechslung in Ihr Zusammentreffen. Ihr Gast kann aber auch jemand sein, der die gleichen Werte teilt oder sich denselben Herausforderungen stellt. Oder ein Vertreter der Politik oder des Staates. Mit der Idee im Hinterkopf, Ihren Mitgliederkreis zu erweitern, können Sie auch externe Vertreter bitten, auf Ihrer GV zu einem bestimmten Thema Stellung zu nehmen. Wenn Ihre Organisation beispielsweise die Pharmazeuten Ihres Kantons umfasst, könnte ein kurzer Vortrag über eine kürzlich errungene wissenschaftliche Erkenntnis für mehrere Personen von Interesse sein.

Wählen Sie den richtigen Zeitpunkt

Eine Generalversammlung kann zu jeder Zeit stattfinden, manchmal auch in den ruhigeren Perioden des Jahres. Am sinnvollsten ist es allerdings, sie an dem Tag eines Geburtstages oder einer anderen Veranstaltung in Ihrer Stadt oder Region zu organisieren (wie beispielsweise während einer Messe oder einer Konferenz). In den meisten Fällen ist eine GV gegen Tagesende geplant und kann mit einer netten optionalen Rundführung beginnen, um jedem Gast seine Zeit anzukommen zu geben. Anschliessend, wenn sich alle zusammengetroffen haben, kann man sich in gemeinsamer Runde bei einem Glas und etwas zu Knabbern (oder auch mehr) versammeln, um entspannte und nette Momente zu verbringen. Aus statutarischen oder gesetzlichen Gründen kann der Zeitpunkt vorgeschrieben sein.

Wählen Sie den Ort Ihrer Generalversammlung

In der Regel dauert eine GV nicht mehr als ein paar Stunden, sie kann sich aber auch über einen ganzen Tag erstrecken. Ausschlaggebend ist hierfür selbstverständlich der Ort, den Sie auswählen. Der Ort könnte aber auch von den Teilnehmern selbst bestimmt worden sein, welche Sie rechtzeitig vorher befragt haben. Einige der Gemeindeverbände halten einen bestimmten Turnus bei, um nicht jedes Jahr von den Mitgliedern fordern zu müssen, die Gegend oder den Kanton zu wechseln. Manche Vereine bevorzugen es, ihre GV in einem Hotel oder einem Restaurant abzuhalten, wohingegen andere wiederum immer den selben Ort bevorzugen, der ihnen Vorteile wie die kostenfreie Nutzung eines Saales, Parkplätze und die Möglichkeit einen Aperitif zu organisieren, bietet. Ist es Ihre Aufgabe, einen passenden Ort zu finden, dann sollten Sie einen Ort wählen, welcher zum Rahmen Ihrer GV passt. Sie glauben, dass man um diese Sorte Veranstaltung nicht viel Aufheben machen kann? Aber hatten wir nicht vor, etwas Grosses auf die Beine zu stellen? Also stellen Sie sich einmal sich selbst in einem Konferenzraum aus jahrhundertealten Steinmauern vor, in einem Museum, einer Berghütte oder mitten im Nichts… Und denken Sie einmal an alle möglichen Nebentätigkeiten, die Ihre Teilnehmer gar nicht erst in Versuchung bringen werden, nicht zu erscheinen… Sie können sich das Angebot der Leistungsträger von Fribourg Meeting ansehen, um einen passenden Ort für Ihre Generalversammlung zu finden. Für eine grössere Generalversammlung siehe hier.

Anreise

Bevorzugen Sie öffentliche Verkehrsmittel und Fahrgemeinschaften, welche eine grossartige Möglichkeit bieten, Kontakte zu knüpfen. Schlagen Sie den alten Hasen im Team vor, sich den neuen Kollegen anzunehmen, um diesen die Integration zu erleichtern. Bei der Versammlung werden sie so bereits einige bekannte Gesichter antreffen. Für weitere Informationen zur Organisation einer Firmenveranstaltung, lesen Sie auch unseren Artikel Budgetplanung für ein Seminar oder einen Firmenanlass..

Die Einrichtung im Raum

Brechen Sie die Monotonie auf und verzichten Sie auf einen Raum, welcher mit in dieselbe Richtung gerichteten Reihen angeordneten ist. Um die Teilnehmer bestmöglich einzubeziehen, kann man ein wenig mit der Platzverteilung im Raum spielen und Kreise mit 6 oder 8 Personen, ein U oder ein Amphitheater formen. In jedem Fall sollte eine erhöhte Plattform, welche die Sprecher von ihrem Publikum isoliert, vermieden werden. Unser Ziel ist es, offener Kommunikation und Austausch freien Lauf zu lassen. Alle Teilnehmer sollen sich und die sprechende Person sehen können.

Die Einladung

Die Rede ist hier nicht von einer dreizeiligen, anonymen Rundmail, die mit ihrem tristen Layout bereits für die Suche nach Gründen einer Absage verantwortlich ist. Wie wäre es, wenn Sie Ihre Einladung konkret und präzise formulieren und diese mit einer attraktiven und schön gestalteten Tagesagenda versehen? Der Einladung bereits Beachtung zu schenken ist ein guter Anfang. Erwähnen Sie den Namen des Gastredners, die Diskussionsthemen, was die Teilnehmer bei ihrer Ankunft erhalten, die Transportmöglichkeiten, die Namen derjenigen, die eine Fahrgemeinschaft anbieten usw. Kurzum – bereiten Sie einen schönen Teaser für Ihr Super-Event vor.

Der Ablauf

Hier finden Sie eine Übersicht über die Schritte, mit welchen Sie Ihre GV zu einer aufregenden Veranstaltung machen.

Der richtige Einstieg

Was ist Ihrer Gruppe während des letzten Jahres passiert? Hat sie eine besondere Ausbildung abgeschlossen, aussergewöhnliche Arbeit geleistet, wurde ein neues wichtiges Mitglied aufgenommen? Schlagen Sie einen Rundgang durch die Räumlichkeiten vor, um mehr Geselligkeit und ein gegenseitiges Kennenlernen zu fördern. Ein solcher Einstieg bietet Zeit, bei der eigentlichen Generalversammlung anzukommen. Um nicht erst um 2 Uhr morgens fertig zu werden, bietet es sich an, die Veranstaltung bereits gegen 16.30 Uhr zu planen. Zu dieser Uhrzeit wird auch noch keiner das Büro verlassen haben. Denken Sie auf jeden Fall daran, Ihre Teilnehmer im Voraus zu befragen, ob diese anschliessend am Tag Aktivitäten geplant haben!

Besonders wichtig: Die Begrüssung

Sie oder die Verantwortlichen des Empfangs bereiten ein kleines Begrüssungsgeschenk vor, welches zum Beispiel eine Liste der Teilnehmer, einen Anstecker mit dem Namen des Mitglieds (welcher in Grossbuchstaben geschrieben ist, sodass der Gesprächspartner diesen mit Leichtigkeit lesen kann), eine Beitrittserklärung oder das Tagesprogramm enthält. Ihrer Fantasie auf der Suche nach netten und nützlichen Dingen, welche Sie hinzufügen können, sind keine Grenzen gesetzt.

Schätzen Sie Ihre Teilnehmer und erteilen Sie ihnen das Wort

Beteiligung erzeugt oftmals Motivation. Hier haben wir einige Ideen für Sie zusammengefasst, wie Sie Ihre Teilnehmer, ob als Einzelperson oder Gruppe, hervorheben können. Sie können kurze Präsentationen organisieren, in welchen wichtige Ereignisse des Jahres oder neue Partnerschaften vorgestellt werden. Den Präsentierenden soll die Möglichkeit geboten werden, selbst über ihre Erfolge zu sprechen. Eine andere Idee wäre beispielsweise, jeden Tätigkeitsbereich von einem seiner Manager vorzustellen zu lassen. Um den Austausch und die kollektive Intelligenz zu stärken, können kurze Brainstormings zu den von der GV behandelten Themen gehalten werden. Hier erhält jeder die Möglichkeit, sich zu äussern und sich an der Entscheidungstreffung und an einem guten Geschäftsverlauf zu beteiligen. Solche „Workshops“ ermöglichen es auch, wenn die Teilnehmer zahlreich sind, sich mit all den Fragen auseinanderzusetzen, die sonst zu viel Zeit in Anspruch nehmen würden. In diesem Fall wird es notwendig sein, sowohl die Moderatoren im Voraus zu bestimmen, welche die Uhr im Blick behalten als auch jeweils eine Person aus den Untergruppen zu bestimmen, welche aus der jeweiligen Gruppe Bericht erstattet. Offene Fragen zu stellen, welche im Voraus vorbereitet werden sollten, bieten eine weitere Möglichkeit, Diskussionsräume zu schaffen. Dies setzt jedoch voraus, dass der Redner sich kurz und knapp hält, damit Platz für solche Fragen bleibt und der Moderator weiss, wie er effektiv mit der Zeit umgeht, und eingreift, wenn eine Person das Wort übernimmt und mal etwas ausschweifen sollte.

Bringen Sie Leben in Ihre GV

Wenn Sie sich für einen Moderator entscheiden, wird dieser die Rolle des Dirigenten einnehmen und die Veranstaltung leiten, welche Sie zuvor perfekt zeitlich geplant haben. Er wird für die Präsentation der Redner verantwortlich sein und hervorheben, in welchem Zusammenhang ihr Auftritt mit dem Thema der Veranstaltung steht und wird es anhand einer Reihe von Fragen erleichtern, Diskussionen mit dem Publikum entstehen zu lassen. Um die Veranstaltung am Laufenden zu halten, wird er sich darum kümmern, eine Aktivität nach der anderen einzuleiten, sodass keine unnötigen Pausen entstehen. Denken Sie daran, dass die Aufmerksamkeit der Teilnehmer bereits nach zwei Stunden des Zuhörens erheblich abnehmen wird. Ausserdem bleibt die Aufmerksamkeit nicht auf einem konstanten Niveau. Das hängt selbstverständlich vom jeweiligen behandelten Thema ab, aber auch von dem Tageszeitpunkt. Die späten Morgen (Hunger), der frühe Nachmittag (Verdauung) und das Ende des Tages (vor der Heimfahrt) sind besonders ungünstige Momente. Um die Aufmerksamkeit aufrecht zu erhalten, sollte regelmässig zwischen den Sprechern und den Diskussionsthemen gewechselt werden und nur kurze Redebeiträge gehalten werden, welche von übersichtlich gestalteten Unterlagen und Visualisierungen mit einem auf ein Minimum reduzieren Text begleitet werden.

Fassen Sie die Ergebnisse zusammen

Zum Abschluss ist es wichtig, Zeit einzubauen, in welcher das was gesagt und entschieden wurde, zusammengefasst wird. Aus dieser Zusammenfassung wird dann eine Art Bericht erstellt, der dann an die Teilnehmer verteilt werden kann. Den Teilnehmern wird so das Gefühl gegeben, Teil der Entscheidungstreffung zu sein, wodurch sich diese stärker mit der Umsetzung verbunden fühlen.

Geben Sie dem Ganzen eine Bedeutung

Jeder Teil Ihrer Veranstaltung muss Sinn ergeben und auf das Thema des Tages abgestimmt sein. Halten wir fest, dass trotz allem die in einer GV besprochenen Aspekte die meisten Zuhörer wohl langweilen. Insbesondere der finanzielle Teil, dem ein grosses Gewicht beigemessen wird und wobei die Gründe erklärt werden, warum dieser oder jener Betrag ausgegeben wurde und welche Ergebnisse nach einer bestimmten Investition erzielt wurden. Es ist wie bei Wahlthemen: Stellen Sie sicher, dass die Themen alle betreffen und nicht nur die Mehrheit, um die Waage zu halten.

Nachspielzeit

Meist folgen auf eine GV nette Momente, in welchen gemeinsam etwas gegessen und getrunken wird. Dies ist die Gelegenheit, die Produkte oder Dienstleistungen Ihrer Mitglieder vorzustellen und über mögliche Ideen zu sprechen, welche Sie gerne weiterentwickeln möchten. Sie könnten beispielsweise ein Quiz oder eine andere Challenge vorschlagen, woran die Leute teilnehmen können, bevor sie den Weg nach Hause einschlagen.

Genuss der Sinne

Das i-Tüpfelchen Ihrer GV wäre ein Abschluss mit einem wunderbaren, originellen, innovativen und furchtbar leckeren Cocktail-Dinner. Ihre Teilnehmer haben so die Möglichkeit, noch ein wenig zu Verweilen und lustige Momente miteinander zu verbringen und sich zu vernetzen. Planen Sie ein Mittag- oder Abendessen im Stehen, ein Flying Dinner oder ein Festmahl, wobei die Leute miteinander sprechen und sich austauschen können. Für weitere Informationen zu diesem Thema lesen Sie auch unseren Artikel Budgetplanung. Hier finden Sie weitere Ideen für Aktivitäten.

Nach der Generalversammlung

Das Ende der Feierlichkeiten naht, aber hier ist für die Organisatoren immer noch nicht Schluss. Jetzt geht es darum, daran zu denken, was im Anschluss der GV passiert. Mithilfe von Befragungen der Teilnehmer soll erhoben werden, welches die Stärken und Schwachpunkte waren und welche Punkte verbessert werden müssen.

Verbesserungen mithilfe von Befragungen

Eine interessante Möglichkeit wäre, bereits dem Willkommensgeschenk einen Bewertungsbogen beizulegen, welchen die Teilnehmer schnell ausfüllen können (bauen Sie Checkboxen ein) und dem Moderator am Ende der GV zurückgegeben werden. Ansonsten wäre es auch möglich, erst einige Tage nach der Veranstaltung eine Befragung durchzuführen, indem man den Teilnehmern einen Fragebogen zusendet. Denken Sie daran, dies in automatisierter Form zu tun. Denn keiner wird die Zeit und Lust haben, ein Dokument auszudrucken, dieses von Hand auszufüllen und einzuscannen, um es an Sie zurückzuschicken…

Honorieren Sie die geleistete Arbeit

Jetzt ist es an der Zeit, die Ergebnisse und die Personen hervorzuheben, die während der GV zu diesen beigetragen haben. Dies ist auch die Gelegenheit, ein Pressedossier zu erstellen, welches so genau wie möglich formuliert ist, sodass Journalisten gar nicht erst die Möglichkeit geboten wird, die Wahrheit zu verdrehen… Dieser Bericht gibt bekannt, was getan und entschieden wurde, sodass jeder Lust zu sagen hat, „Ich bin dabei gewesen!“. Hierzu soll ein weiterer Bericht ausgestellt werden, welcher präzise und klar formuliert ist (über eine A4-Seite), und Orientierungspunkte für das kommende Jahr hervorhebt. Hiermit sollen die Mitglieder der GV angesprochen werden, die an der Entscheidungstreffung beteiligt waren. Dieser Bericht kann auch dazu dienen, sich bekannter zu machen. Schicken Sie diesen an alle Mitglieder Ihrer Gruppe (auch an diese, die nicht an der GV teilgenommen haben), an alle Eingeladene und an Ihre Partner.

Bleiben Sie aktiv

Sie haben sich für Workshops entschieden und haben Ihre Teilnehmer dazu gebeten, über einige grundlegende Fragen nachzudenken? Würdigen Sie ihre Arbeit, indem Sie die gemeinsamen Überlegungen und deren Umsetzung durch zukünftige Massnahmen in einem Bericht zusammenfassen. Ihre Mitglieder werden so spüren, dass ihre Anwesenheit bei der GV Wichtigkeit hat und Einfluss auf die Orientierungsrichtung genommen hat.

Eine kleine Erinnerung zum Schluss

Die schriftliche Einladung muss vom Vorstand mindestens 10 Tage im Voraus an jedes Mitglied zugesandt werden. Das Schweizer Gesetz schreibt hierbei keine spezielle Form vor. Wir haben für Sie hier ein Beispiel.

Tagesordnung der Generalversammlung von „Name des Vereins“, „Datum“, „Ort“

  1. Eröffnung und Begrüssung
  2. Genehmigung der Tagesordnung
  3. Abnahme des Protokolls der letzten Generalversammlung
  4. Präsentation und Beginn der Tätigkeiten
  5. Präsentation des Jahresabschlussberichtes des vorhergehenden Geschäftsjahres
  6. Abnahme des Jahresabschlussberichtes
  7. Genehmigung des Tätigkeitenprogrammes des Vereins (für das folgende Jahr)
  8. Optional: Überprüfung der Höhe der entrichteten Beiträge
  9. Abnahme des Haushaltsplans des Vereins und Entlastungen werden dem Ausschuss und den Rechnungsprüfern erteilt.
  10. Wahlen:
    a) Der Ausschussmitglieder („Liste der gewählten oder wiedergewählten Mitglieder“)
    b) Der Prüfer oder externen Prüfer („Namen des oder der gewählten Unternehmen“)
  11. Verschiedenes, individuelle Vorschläge.

Wenn es keine Wortmeldungen mehr gibt, wird der/ die Vorsitzende die Generalversammlung schliessen und allen Mitgliedern für ihre Teilnahme danken. Am Ende der Generalversammlung haben wir das Vergnügen, Sie zu einem Aperitif einladen zu dürfen.

Brauchen Sie Hilfe?

Der Kanton Freiburg bietet für eine Generalversammlung ein vielfältiges Hotelangebot und Kongresszentren zu günstigeren Konditionen als in den grossen Schweizer Städten, ebenso wie die Besonderheit der Zweisprachigkeit, traditionelle Köstlichkeiten und eine herzliche Atmosphäre für Ihre Veranstaltung und Ihren Erfolg. Wenn Sie Hilfe bei der Planung Ihrer Generalversammlung benötigen, bieten wir Ihnen einen kostenlosen Beratungsservice an. Kontaktieren Sie uns, wir freuen uns auf Sie.

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