Hôtel séminaire: 6 critères pour choisir le lieu idéal

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Fribourg Meeting
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En meeting, l’hôtel est souvent le point d’accueil et le lieu où les participants passent le plus de temps. Le choix de votre « hôtel séminaire » est donc un élément important pour un meeting réussi. Parmi l’offre grandissante, sélectionner la meilleure option peut parfois être un casse-tête. Pour être sûr de votre choix, procédez méthodiquement et suivez nos 6 critères :

1. Choisir l’hôtel adapté à son séminaire

Votre meeting est-il destiné aux collaborateurs de l’entreprise ou à des partenaires? S’agit-il d’un événement récréatif ou d’une conférence aux grands enjeux? Combien de participants prévoyez-vous? Il existe autant de types de meeting que d’hôtels de séminaire. Si tout le programme se déroule à l’hôtel, pensez aux espaces nécessaires : un grand hall de conférence? un vaste foyer d’accueil? plusieurs salles de réunion? des pièces modulables? Soyez bien au clair sur la nature de votre événement avant de vous lancer à la recherche de l’hôtel idéal.

2. Privilégier la proximité

Dans un monde professionnel qui va de plus en plus vite, nous voulons constamment gagner du temps. Pour faciliter la vie de vos participants, sélectionnez un hébergement proche des grandes lignes de transport public. Si les conférences ne se tiennent pas à l’hôtel, rapprochez ce dernier au maximum du centre de congrès. Il est fortement conseillé de loger tous les participants dans le même hôtel séminaire, si cela est impossible, choisissez des établissements situés dans la même rue et de même standing. Pour un événement récréatif ou inspirant, le choix d’un lieu hors des sentiers battus se justifie totalement. Dans ce cas, il faut mettre sur pied des transports privés et prévoir ce service dans le budget.

3. Rentrer dans le budget de son meeting

En parlant de budget, voilà un critère incontournable dans notre liste! Ne désespérez pas si votre enveloppe est restreinte : de nombreux hôtels modernes allient espaces de travail, design inspirant et prix modiques. Avec le développement de l’économie collaborative (Airbnb, Uber…), les hommes et femmes d’affaires d’aujourd’hui privilégient l’authenticité et la personnalisation, à la froideur des établissements de grand standing. Au moment de demander une offre, renseignez-vous sur les méthodes de facturation de l’hôtel de séminaire (par participant, par infrastructure réservée…) et négociez!

4. Rester connecté

Notre époque est tellement connectée qu’il semble superflu de citer ce critère. Or, pour certains hôtels, il ne va pas soi d’équiper tous les espaces d’une connexion wifi. Vérifiez cet élément en priorité, si vous ne voulez pas essuyer des reproches de la part de vos participants. Il est nécessaire pour eux de rester connectés en séminaire et primordial pour vous d’inclure les nouvelles technologies dans votre organisation. De nombreuses applications pour smartphone ou tablettes permettent de créer des liens entre les participants, de partager des informations pratiques, de rendre les conférences interactives ou de récolter de précieux avis.

5. Penser au développement durable

Toute entreprise responsable s’engage pour le développement durable. Cette prise de conscience est valable également pour l’organisation d’un meeting. Pour minimiser l’empreinte écologique de votre événement, choisissez un hôtel de séminaire à proximité des transports publics et n’hésitez pas à demander aux responsables de l’établissement quel est leur engagement en faveur de l’environnement. Un « hôtel durable » fait attention à sa consommation et privilégie les énergies vertes. Il fournit son restaurant en produits locaux et traite ses déchets de manière écologique.

6. Considérer les moindres détails

Ce dernier point est plus un conseil qu’un critère, mais on ne le répète jamais assez : tout est dans les détails! Pour vous éviter toutes mauvaises surprises, il est impératif de visiter l’hôtel au minimum une fois avant l’événement. Demandez à voir les espaces dans les même conditions que vos participants, goûtez les menus ainsi que les viennoiseries accompagnant les pauses café. Lors de ces visites sur site, faites attention à la lumière, au bruit ambiant, comme à l’amabilité du personnel.

Vous avez maintenant toutes les clés pour trouver l’hôtel de séminaire idéal! Votre perle se trouve peut-être à Fribourg, alors consultez notre liste d’infrastructures et demandez-nous une offre.

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